最初に、実現したい状態を決めます
AIや新しいサービスを導入することを目的にせず、入力時間を減らす、確認漏れを防ぐ、情報を探しやすくするなど、改善したい状態を具体的にします。
簡単な方法から比較します
入力フォーム、共有台帳、QRコード、既存ソフトの設定、自動処理、生成AIなどを比較します。今ある仕組みの見直しだけで解決できる場合は、無理に新しいツールを増やしません。
費用と管理の負担も確認します
初期費用だけでなく、月額料金、アカウント管理、担当者の習得、更新や保守に必要な時間を確認します。導入後も無理なく管理できる方法を選びます。
外部サービスへ渡す情報を確認します
個人情報、取引先情報、社外秘資料など、外部サービスやAIへ入力してよい情報を整理します。利用規約、保存先、共有範囲も確認し、安全性と利便性の両方を考えます。