今の作業を、実際の順番に沿って確認します
担当者への聞き取りや使用中の書類・データをもとに、受付から確認、処理、保管までの流れを整理します。理想の手順だけでなく、日々どのように作業しているかを確認します。
情報の入口と出口を整理します
メール、紙、表計算、業務システムなど、情報がどこから入り、どこへ記録されるかを確認します。同じ内容の転記や二重入力、探す時間が発生している場所を見つけます。
担当者の判断と例外対応を残します
自動化できる定型作業と、人が内容を確認すべき判断を分けます。通常とは異なる依頼や入力ミスなどの例外も整理し、現場で使えない流れにならないようにします。
改善する順番を一緒に決めます
負担の大きさ、発生頻度、間違いが起きた場合の影響を見ながら、先に改善する場所を決めます。すべてを一度に変えず、効果を確認しやすい範囲から進めます。